Wzór umowy przetargowej przygotowanej do postępowania przetargowego
Zapisy i postanowienia znajdujące się w umowach będą determinować i określać szczegółowe warunki współpracy z dostawcami. Przedmiotem umów przetargowych związanych z produktami leczniczymi i wyrobami medycznymi jest najczęściej ich sukcesywny zakup i dostawa. W tym procesie duża rolę odgrywają farmaceuci szpitalni, którzy są zobligowani do realizacji zapotrzebowania szpitala na produkty lecznicze i wyroby medyczne właśnie w oparciu o podpisane umowy. Doświadczenie farmaceutów zdobywane w codziennej praktyce może zatem okazać się bardzo przydatne przy tworzeniu zapisów umowy przetargowej.
Postanowienia umowy, a realizacja zamówień na produkty lecznicze i wyroby medyczne
Spośród licznych postanowień znajdujących się we wzorze umowy przetargowej niektóre są szczególnie istotne dla późniejszej płynnej i skutecznej realizacji dostaw leków i wyrobów medycznych do Apteki Szpitalnej/Działu Farmacji Szpitalnej, a tym samym do szpitala. Dla zapewnienia maksymalnego bezpieczeństwa pacjenta i zapewnienia ciągłości terapii jednymi z najważniejszych są zapisy związane z terminowością realizowanych dostaw. Warto zadbać o umieszczenie w umowie przetargowej postanowień, które będą określać czas realizacji standardowej dostawy. Bardzo często w odniesieniu do rutynowo wysyłanych zamówień wymagany czas realizacji dostawy nie przekracza 48 h od momentu wysłania zamówienia. Zdarza się, że czas ten jest definiowany nawet na 24 h. Jednocześnie też w umowie przetargowej mogą znajdować się zapisy, które pozwalają na realizację dostaw pilnych „cito”. W tym wypadku często wymagany czas dostawy dla takich zamówień jest określany np. na 6 h. Szybkie reagowanie na potrzeby zgłaszane przez lekarzy i wczesne rozpoczęcie terapii, która ratuje zdrowie i życie pacjentów są w dużej mierze uzależnione od możliwości sprawnej realizacji zamówienia, które jest zdefiniowane m.in. właśnie w umowach przetargowych. Terminowe dostawy w oparciu o zapisy umowy pozwalają nie tylko na płynną realizację zapotrzebowania oddziałów/klinik szpitala, ale także na poprawne zarządzanie stanem magazynowym Apteki Szpitalnej/Działu Farmacji Szpitalnej. Ponadto pomagają odpowiednio planować dostawy i związane z nimi koszty, które mogą być realizowane w ramach przydzielonego limitu.
„Terminowe dostawy w oparciu o zapisy umowy pozwalają nie tylko na płynną realizację zapotrzebowania oddziałów/klinik szpitala, ale także na poprawne zarządzanie stanem magazynowym Apteki Szpitalnej/Działu Farmacji Szpitalnej.”
Podstawą prowadzenia właściwej gospodarki magazynowej w Aptece Szpitalnej/Dziale Farmacji Szpitalnej jest m.in. weryfikacja poprawności przyjmowanej dostawy z dokumentami zakupu i przesłanym zamówieniem. W związku z tym w postanowieniach umowy przetargowej mogą zostać zawarte także informacje odnoszące się do sposobu postępowania w przypadku wystąpienia niezgodności i konieczności zgłoszenia reklamacji. Najczęściej zapisy umowy odnoszą się wówczas do terminów zgłoszenia i rozpatrzenia reklamacji oraz sposobu przekazywania informacji o występujących w dostawie niezgodnościach. W tym celu często też w umowie umieszczone zostają dane kontaktowe przeznaczone do komunikacji związanej z reklamacją. Zdefiniowanie warunków współpracy w temacie reklamacji wydaje się być kluczowe dla szybkiego rozwiązywania problemów w odniesieniu do realizowanych dostaw.
Poza określeniem terminów dostawy oraz opisaniem procesu reklamacyjnego umowa przetargowa powinna także definiować sposób postępowania w przypadku, gdy dostawca z różnych przyczyn nie może zrealizować zamówienia na asortyment będący przedmiotem umowy. Często w takich sytuacjach szpitale mają możliwość obciążenia dostawcy karą umowną związaną z powstałym opóźnieniem. Kara stanowi wówczas część wartości niezrealizowanego zamówienia, a jej wysokość może być różna i definiowana indywidualnie przez szpitale. Poza tym w umowach przetargowych pojawiają się także zapisy, które w przypadku niezrealizowania zamówienia pozwalają farmaceutom na dokonanie zamówienia u innego dostawcy. Wówczas jeśli dostarczone od innego dostawcy produkty są droższe, to różnicą poniesionych kosztów zostaje obciążony dostawca, z którym została podpisana umowa przetargowa. Alternatywnym postępowaniem w przypadku wystąpienia trudności w realizacji zamówienia może być także realizacja dostawy na produkt będący produktem równoważnym. W tym zakresie często warunkiem dokonania takiej zamiany przez dostawcę jest wyrażenie zgody przez osoby do tego upoważnione w Aptece Szpitalnej/Dziale Farmacji Szpitalnej.
„w umowach przetargowych pojawiają się także zapisy, które w przypadku niezrealizowania zamówienia pozwalają farmaceutom na dokonanie zamówienia u innego dostawcy”
Okresowo pojawiające się braki leków na rynku farmaceutycznym stanowią duże utrudnienie dla efektywnej pracy Apteki Szpitalnej/Działu Farmacji Szpitalnej. Konieczność rozwiązywania problemów związanych z brakami wybranych produktów jest dla farmaceutów szpitalnych zajęciem bardzo czasochłonnym. Warto w zapisach umowy szczegółowo ustalić sposób postępowania w przypadku wspomnianych trudności. Umowne postanowienia w tym obszarze, które są dostosowane do potrzeb i specyfiki szpitala, pozwalają farmaceutom na bardziej efektywne działanie w zakresie pozyskiwania produktów, których dotyczą pojawiające się okresowo braki.
Farmaceuci szpitalni w tworzeniu umowy przetargowej
Podobnie jak w przypadku innych aktywności związanych z przygotowaniem postępowania przetargowego, także i w tym wypadku udział i zaangażowanie farmaceutów szpitalnych w powstawanie wzoru umowy przetargowej będzie zależało od wewnętrznych procedur i organizacji pracy w szpitalu. Niewątpliwie doświadczenie we współpracy z zewnętrznymi dostawcami pozwala farmaceutom na bardzo precyzyjne zdefiniowanie potrzeb szpitala w zakresie realizacji zamówień. W niektórych szpitalach farmaceuci w porozumieniu z jednostkami odpowiedzialnymi za przygotowanie postępowania przetargowego od strony formalno-prawnej biorą aktywny udział w powstawaniu wzoru umowy przetargowej. Poza tym angażują się w aktualizację obowiązujących umów w oparciu o dynamikę zmian zachodzących w szpitalu i jego specyfikę. Analogicznie do wielu innych zadań, w które mogą zostać włączeni na etapie przygotowania postępowania przetargowego, także i w tym wypadku ich spostrzeżenia i doświadczenie mogą być niezwykle cenne dla późniejszej realizacji podpisanej umowy.
Autorka: mgr farm. Monika Łopata
