Rola farmaceutów szpitalnych w postępowaniach przetargowych cz. III

Farmaceuci szpitalni w różnym stopniu mogą angażować się w przygotowanie postępowania przetargowego w zależności od wewnętrznych procedur obowiązujących w miejscu ich zatrudnienia.

Zaangażowanie farmaceutów szpitalnych w przygotowanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia

Najczęściej jako osoby odpowiedzialne za przygotowanie wkładu merytorycznego biorą oni udział przede wszystkim w tworzeniu opisu przedmiotu zamówienia, w szacowaniu ilości zamawianych produktów oraz w wycenie szacunkowej wartości zamówienia. Trzeba jednak pamiętać, że po przeprowadzeniu postępowania przetargowego, to właśnie farmaceuci szpitalni są zaangażowani w realizację podpisanych umów przetargowych. W związku z tym dysponują wiedzą i doświadczeniem w zakresie realizacji dostaw produktów leczniczych i wyrobów medycznych. To sprawia, że ich rola w przygotowaniu postępowania przetargowego na ten asortyment może wykraczać poza wymienione wcześniej aktywności. W praktyce oznacza to, że wiedza farmaceutów szpitalnych na temat ewentualnych trudności we współpracy z wykonawcami umów przetargowych może zostać wykorzystana także do przygotowania wybranych zapisów Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). Farmaceuci szpitalni we współpracy z radcami prawnymi i innymi osobami odpowiedzialnymi za tworzenie SIWZ wspomagają przygotowanie wymagań, zapisów i oświadczeń, które mogą ułatwiać rozstrzygnięcie postępowania przetargowego lub ograniczyć trudności w realizacji podpisanej umowy przetargowej.

„wiedza farmaceutów szpitalnych na temat ewentualnych trudności we współpracy z wykonawcami umów przetargowych może zostać wykorzystana także do przygotowania wybranych zapisów Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia”

Przygotowanie kryteriów oceny ofert

Jednymi z najważniejszych zapisów znajdujących się w SIWZ są kryteria oceny ofert. Bardzo często farmaceuci szpitalni biorą udział w określeniu kryteriów oceny ofert oraz ich wagi. W praktyce najczęściej dominującym kryterium jest cena zaoferowanych produktów leczniczych i/lub wyrobów medycznych. Farmaceuci jednak przygotowując opis przedmiotu zamówienia opierają się o wiedzę, doświadczenie, a także uwagi użytkowników. Niektóre z tych informacji mogą decydować o utworzeniu dodatkowego kryterium oceny ofert oprócz ceny. Najczęściej dzieje się tak w przypadku wyrobów medycznych, w stosunku do których oprócz najlepszej ceny oceniane są dodatkowo m.in. wybrane funkcjonalności, jakość lub sposób wykonania. Wśród kryteriów oceny ofert dla wyrobów medycznych pojawiają się m.in. następujące kryteria: przydatność kliniczna, ergonomia użytkowania, wytrzymałość, ostrość ostrza (np. w odniesieniu do igieł), czytelność skali (np. na produktach pomiarowych) itp. W przypadku produktów leczniczych dodatkowymi kryteriami oceny ofert mogą być np. rodzaj zastosowanego materiału dla opakowań jednostkowych (np. szkło, a polietylen), stabilność fizykochemiczna roztworu, rodzaj opakowania itp. Ponadto wśród dodatkowych kryteriów pojawiają się także kryteria związane z samym zamówieniem np. czas realizacji dostawy. Angażując się w dobór właściwych kryteriów oceny ofert oraz ich wagi, farmaceuci szpitalni mają realny wpływ na pozyskiwanie w przyszłości produktów o korzystnym stosunku ceny do jakości. Zdarza się także, że szpital przed rozstrzygnięciem postępowania przetargowego będzie chciał zapoznać się zaoferowanym asortymentem. Wówczas w zapisach SIWZ pojawi się wymóg dostarczenia próbek, które zostaną poddane ocenie na podstawie określonych wcześniej kryteriów oceny ofert. Farmaceuci szpitalni bardzo często biorą udział w wyborze asortymentu, dla którego powinny zostać dostarczone próbki, a także uczestniczą w ocenie dostarczanych próbek.

Określenie wymagań stawianych Wykonawcom

Poza kryteriami oceny ofert bardzo istotne jest określenie wymagań stawianych Wykonawcom, którzy chcą wziąć udział w postępowaniu przetargowym. Warunkiem udziału w postępowaniu jest bowiem nie tylko dystrybucja wymaganego asortymentu, ale także spełnienie wymagań, które w SIWZ określił Zamawiający (czyli szpital). Tu także radcy prawni przygotowują zapisy SIWZ w porozumieniu z farmaceutami szpitalnymi, tak aby określić jakiego rodzaju licencje, pozwolenia i koncesje powinni posiadać Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia. W praktyce takie wymagania stawiane Wykonawcom w odniesieniu do asortymentu apteki szpitalnej lub działu farmacji szpitalnej związane są najczęściej z koniecznością posiadania wszystkich dokumentów niezbędnych do prowadzenia obrotu hurtowego. Mówiąc wprost: są to wszystkie dokumenty, które powinna posiadać funkcjonująca hurtownia farmaceutyczna. Jeśli postępowanie przetargowe dotyczy produktów, które w swoim składzie posiadają środki odurzające lub substancje psychotropowe, to Wykonawcy również są zobowiązani do potwierdzenia posiadania zezwoleń związanych z obrotem hurtowym takimi produktami. Realizacja zamówień apteki szpitalnej i działu farmacji szpitalnej musi odbywać się u podmiotów uprawnionych. Warto jest zadbać o umieszczenie odpowiednich zapisów w SIWZ w tym zakresie. Brak wymaganych zezwoleń może stać się bowiem podstawą do wykluczenia Wykonawcy z postępowania przetargowego nawet jeśli złoży on najkorzystniejszą ofertę.

Definiowanie czasu realizacji zamówienia

W SIWZ poza szeregiem wymagań i informacji, z którymi muszą zapoznać się Wykonawcy znajduje się także informacja o czasie w jakim zrealizowane zostanie zamówienie. Decyzja o tym jak długo będzie trwać umowa przetargowa zależy od wielu czynników, w tym także m.in. od czasu trwania kontraktu z NFZ. Farmaceuci szpitalni podczas przygotowania postępowania przetargowego i szacowania ilości zamawianych produktów kontaktują się w tym temacie z lekarzami i pielęgniarkami oraz działami zajmującymi się kontraktowaniem i realizacją świadczeń zdrowotnych w szpitalu. Czasem z uwagi na bardzo dynamiczny rozwój rynku farmaceutycznego w określonym obszarze terapeutycznym zasadne będzie określenie krótszego czasu trwania umowy. Zapoznawanie się z bieżącymi doniesieniami naukowymi i badaniami klinicznymi, które jest elementem ustawicznego kształcenia farmaceutów, powinno stać się także podstawą do właściwego określania czasu realizacji zamówienia.

„Farmaceuci szpitalni podczas przygotowania postępowania przetargowego i szacowania ilości zamawianych produktów kontaktują się w tym temacie z lekarzami i pielęgniarkami oraz działami zajmującymi się kontraktowaniem i realizacją świadczeń zdrowotnych w szpitalu.”

Może się bowiem okazać, że w niedługim czasie po podpisaniu umowy przetargowej na rynku pojawią się produkty o lepszym profilu bezpieczeństwa i większej skuteczności. Wówczas realizacja podpisanej umowy w okresie następnych kilku lat będzie znikoma lub wręcz niemożliwa do wykonania. Warto jest uwzględnić wiedzę farmaceutów i zdobyte przez nich informacje, aby należycie oszacować czas trwania umowy przetargowej.

Rola farmaceutów szpitalnych w tworzeniu SIWZ

Farmaceuci są w różnym stopniu angażowani w tworzenie zapisów SIWZ. Zdarza się, że uczestniczą w tym procesie pośrednio poprzez złożenie wniosku o wszczęcie postępowania przetargowego do Działu Zamówień Publicznych w szpitalu. W zależności od wzoru wniosku, który funkcjonuje w szpitalu, mogą się tam znajdować informacje, które farmaceuci uzupełniają i przekazują wraz z opisem przedmiotu zamówienia i wyceną do jednostki, która przeprowadza postępowanie w zakresie formalno-prawnym. Tym samym wskazówki przekazywane przez farmaceutów na tym etapie mogą potem zostać uwzględnione w SIWZ. Ponadto farmaceuci biorąc udział w pracy Komisji Przetargowej często przekazują swoje uwagi w czasie bezpośrednich spotkań z radcami prawnymi i osobami odpowiedzialnymi za postępowania przetargowe w szpitalu. Bez względu na organizację pracy w danej jednostce należy przyznać, że wiedza i doświadczenie farmaceutów szpitalnych mogą okazać się bardzo użyteczne, a wręcz niezbędne w tworzeniu zapisów SIWZ.

Chcesz wiedzieć więcej?

Rola farmaceutów szpitalnych w postępowaniach przetargowych cz. I

Rola farmaceutów szpitalnych w postępowaniach przetargowych cz. II

Podobał się artykuł? Podziel się!
Share on Facebook
Facebook
Share on LinkedIn
Linkedin
Tweet about this on Twitter
Twitter
Email this to someone
email

Monika Łopata

Absolwentka Wydziału Farmaceutycznego Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego oraz studiów podyplomowych Akademii Leona Koźmińskiego "Prowadzenie i monitorowanie badań klinicznych". Ambasador Polski ds. wdrożenia Europejskiej Deklaracji Farmacji Szpitalnej we współpracy z Europejskim Stowarzyszeniem Farmaceutów Szpitalnych. Aktualnie w trakcie specjalizacji z farmacji klinicznej na Uniwersytecie Medycznym im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu. Uczestniczka i prelegentka licznych konferencji i szkoleń w kraju i za granicą. Pasjonatka pracy w aptece szpitalnej z doświadczeniem zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym.

1 komentarzy
avatar
Komentujesz jako gość!
Arkadiusz Przybylski 2018-09-10 09:33:19
a