Rola farmaceutów szpitalnych w postępowaniach przetargowych cz. I

Szpitale publiczne jako jednostki finansowane ze środków publicznych zobowiązane są do realizacji zakupów w oparciu o zapisy Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

Realizacja zakupów produktów leczniczych i wyrobów medycznych w szpitalu

Odnosi się to także do zamówień i dostaw produktów leczniczych i wyrobów medycznych, które są niezbędne do właściwego wykonywania świadczeń zdrowotnych. Ogólnie rzecz biorąc, realizacja zapotrzebowania na produkty lecznicze i wyroby medyczne odbywa się na podstawie umów przetargowych podpisanych z dostawcami i hurtowniami. Postępowania przetargowe zakończone podpisaniem umów na sukcesywny zakup oraz dostawę leków i wyrobów medycznych odbywają się najczęściej przy współudziale farmaceutów szpitalnych.

Udział farmaceutów szpitalnych w przygotowaniu opisu przedmiotu zamówienia

W zależności od szpitala i obowiązujących w nim procedur wewnętrznych rola farmaceuty szpitalnego w przygotowaniu postępowania przetargowego może być zdefiniowana bardzo różnie. Najczęściej farmaceuci są jednak odpowiedzialni za przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia w odniesieniu do asortymentu, którym obrót prowadzi apteka szpitalna lub dział farmacji szpitalnej. Opis przedmiotu zamówienia szczegółowo charakteryzuje produkt, który później stosowany jest w klinikach i oddziałach szpitala. Farmaceuci mając na uwadze potrzeby bezpośrednich odbiorców muszą zatem doprecyzować w opisie wszelkie wymagania stawiane stosowanym później produktom i wyrobom. W tym celu często kontaktują się z personelem lekarskim i pielęgniarskim kierując do nich zapytania związane m.in. ze sposobem i wygodą użytkowania oraz potrzebami wynikającymi także z klinicznego stanu pacjentów hospitalizowanych w szpitalu.

„Opis przedmiotu zamówienia szczegółowo charakteryzuje produkt, który później stosowany jest w klinikach i oddziałach szpitala”

W odniesieniu do większości leków główną część opisu przedmiotu zamówienia stanowią najczęściej: nazwa międzynarodowa, postać, dawka i wszelkie dodatkowe informacje wynikające właśnie z potrzeb użytkowników. Dodatkowymi informacjami w opisie mogą być zatem m.in.: wymóg refundacji w leczeniu w ramach programu lekowego lub chemioterapii, posiadanie zarejestrowanego wskazania w wybranej jednostce chorobowej lub dla wybranej grupy pacjentów, a nawet określony czas stabilności fizykochemicznej roztworu po rekonstytucji. Z powodu dużej różnorodności, opisy wyrobów medycznych są o wiele bardziej złożone i definiują wiele parametrów z nimi związanych. W zależności od rodzaju asortymentu opisy mogą być zupełnie inne od siebie i tak np. w odniesieniu do kompresów mogą definiować m.in. rodzaj materiału, z którego są wykonane, liczbę warstw, zastosowaną metodę sterylizacji, rozmiar, obecność znacznika RTG itp. Dla porównania w przypadku opatrunków hemostatycznych w opisie poza materiałem, z którego są wykonane i rozmiarem znaleźć można np. informację o wymaganych właściwościach bakteriobójczych, czasie wchłaniania, możliwości dzielenia na mniejsze części itp. Tak naprawdę wszystkie wymagania, które są niezbędne do bezpiecznego i właściwego stosowania produktów leczniczych i wyrobów medycznych w szpitalu powinny znaleźć się w przygotowanym opisie. Należy jednak pamiętać, że umieszczone w opisie wymogi stawiane produktom, muszą przede wszystkim wynikać z faktycznie istniejących potrzeb użytkowników. Stworzony opis przedmiotu zamówienia w oparciu o potrzeby szpitala jednocześnie nie może ograniczać uczciwej konkurencji oferentów w postępowaniu przetargowym.

„Stworzony opis przedmiotu zamówienia w oparciu o potrzeby szpitala jednocześnie nie może ograniczać uczciwej konkurencji oferentów w postępowaniu przetargowym.”

Apteka szpitalna lub dział farmacji szpitalnej w procesie szacowania ilości zamawianych produktów leczniczych i wyrobów medycznych

Poza samym opisem zamawianego asortymentu farmaceuci szpitalni bardzo często zobowiązani są także do oszacowania przewidywanej ilości produktów leczniczych i wyrobów medycznych, która zostanie zamówiona w czasie trwania umowy przetargowej. W przypadku produktów, które nie były nigdy stosowane w szpitalu farmaceuci najczęściej w porozumieniu z personelem szpitala dokonują analizy przewidywanego zużycia np. w oparciu o prognozowaną liczbę pacjentów i dawkowanie/zużycie wybranych produktów. Natomiast w odniesieniu do produktów regularnie stosowanych bardzo często farmaceuci szpitalni opierają się na raportach zużycia, zakupu lub wydania wybranych produktów leczniczych i wyrobów medycznych. W zależności od funkcjonalności systemu informatycznego szpitala i systemu aptecznego takie raporty pozwalają na mniej lub bardziej dokładne określenie wielkości zakupu produktów w danym przedziale czasowym. Jednak nawet najbardziej dokładne raporty warto konsultować z bezpośrednimi odbiorcami zamawianych leków i wyrobów medycznych. Zmiana wytycznych towarzystw naukowych, nowe doniesienia naukowe, wyniki badań klinicznych lub wprowadzenie do obrotu produktów o większej skuteczności i lepszym profilu bezpieczeństwa mogą sprawić, że dotychczas regularnie stosowane produkty w ciągu najbliższych kilku miesięcy przestaną być stosowane u pacjentów i zostaną zastąpione np. nowymi terapiami. Umowy przetargowe po rozstrzygnięciu postępowania przetargowego są natomiast zawierane na ściśle określony czas (np. dwa lata). Warto więc przy szacowaniu ilości produktów deklarowanych do przetargu wziąć pod uwagę dynamikę zmian na rynku farmaceutycznym i opinie użytkowników.

„Umowy przetargowe po rozstrzygnięciu postępowania przetargowego są zawierane na ściśle określony czas”

Postępowania przetargowe w codziennej praktyce farmaceutów szpitalnych

Przygotowanie rzetelnego opisu przedmiotu zamówienia jest zajęciem bardzo wymagającym i czasochłonnym. Zebranie wszystkich niezbędnych informacji i stworzenie opisu w oparciu o wymogi obowiązującego prawa jest procesem żmudnym i wymagającym dużej dokładności. Należy jednak podkreślić, że przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia przez farmaceutów może mieć wpływ na przebieg całego postępowania, w tym na czas jego trwania i sprawne rozstrzygnięcie. Zdarza się, że praca, którą farmaceuci szpitalni wykonują w tym zakresie jest marginalizowana i traktowana jedynie jako drobny element całego procesu administracyjnego, z którym wiąże się przeprowadzenie postępowania przetargowego. W związku z tym, że jest to jednak nieodłączny element codziennej praktyki farmaceutów szpitalnych, warto to zajęcie potraktować jako dobrą okazję do poszerzenia wiedzy na temat dostępnych na rynku produktów. Analiza Charakterystyk Produktów Leczniczych i różnic pomiędzy wybranymi preparatami pozwala w przyszłości na właściwy wybór produktów w zależności od potrzeb klinicznych pacjentów. Dodatkowo tworzenie opisu przedmiotu zamówienia może być także punktem wyjścia dla rozwoju współpracy z przedstawicielami personelu medycznego szpitala.

„Analiza Charakterystyk Produktów Leczniczych i różnic pomiędzy wybranymi preparatami pozwala w przyszłości na właściwy wybór produktów w zależności od potrzeb klinicznych pacjentów.”

Określenie przez pielęgniarki i lekarzy potrzeb oraz problemów związanych z lekami i wyrobami medycznymi często staje się okazją do dyskusji z farmaceutami szpitalnymi. To pozwala na zaangażowanie apteki szpitalnej lub działu farmacji szpitalnej w procesy, które dotychczas były realizowane bez ich udziału. Tak rozpoczęta współpraca może w przyszłości przyczynić się do podniesienia jakości świadczonych usług, a tym samym do lepszej opieki nad pacjentem.

Podobał się artykuł? Podziel się!
Share on Facebook
Facebook
Share on LinkedIn
Linkedin
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on Google+
Google+
Email this to someone
email

Monika Łopata

Absolwentka Wydziału Farmaceutycznego Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego oraz studiów podyplomowych Akademii Leona Koźmińskiego "Prowadzenie i monitorowanie badań klinicznych". Ambasador Polski ds. wdrożenia Europejskiej Deklaracji Farmacji Szpitalnej we współpracy z Europejskim Stowarzyszeniem Farmaceutów Szpitalnych. Aktualnie w trakcie specjalizacji z farmacji klinicznej na Uniwersytecie Medycznym im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu. Uczestniczka i prelegentka licznych konferencji i szkoleń w kraju i za granicą. Pasjonatka pracy w aptece szpitalnej z doświadczeniem zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym.